Veel bedrijven werken nog steeds met analoge archieven. Dit is natuurlijk niet helemaal te voorkomen omdat er nog steeds veel papier in omloop is. Er zijn verschillende voordelen verbonden met het gebruik van een digitaal archief naast een analoge archief. Wij willen graag in deze tekst een aantal voordelen van deze combinatie met je doornemen. Bedrijven kiezen vaak voor beveiligingsmaatregelen, bijvoorbeeld beveiligers, maar vergeten dat er ook nog andere zaken zijn die beveiligd moeten worden. Lees snel verder voor de tips.
Wat zijn de veiligheidsvoordelen van een digitaal archief?
Papier is het niet het meest sterke materiaal op de wereld. Natuurlijk is het wel relatief duurzaam, maar er schuilen toch wel wat gevaren in het gebruik van een archief dat volkomen analoog is, dat dus bestaat uit louter papieren documenten (Natuurlijk zijn er ook archieven die vol zitten met microfilms en andere soorten film, deze bronnen scharen wij dus ook onder het analoge archief).
Analoge archieven zijn vatbaar voor brand en overstromingen. Ook is het relatief eenvoudig om een belangrijk document mee te nemen in een tas en het buiten het bedrijf te brengen. Zo kun je insluipers hebben die dit doen, maar ook medewerkers die niet per se de juiste bedoelingen hebben.
Met een digitaal archief is het gemakkelijker om documenten te beveiligen. Daarnaast is het archief niet vatbaar voor brand, tenminste wanneer je een back-up gemaakt hebt en het archief op een externe server opgeslagen is.
Praktische voordelen van het de digitale archief
Veel mensen kennen het moment dat ze bij het analoge archief aankomen en een document nodig hebben, maar dat dan blijkt dat het document al door een collega gebruikt wordt. Best wel vervelend als je verder wilt werken, wat dus op dat moment niet kan. Met een digitaal archief is het mogelijk om met meerdere medewerkers gebruik te maken van een en hetzelfde document. Daarnaast is het erg gemakkelijk om verschillende bronnen te digitaliseren en beschikbaar te maken voor een grote publiek, denk bijvoorbeeld aan microfilms die uiteindelijk in een digitaal archief terecht komen en zo gemakkelijk te bekijken zijn. Het is mogelijk om dergelijke verouderde media in nieuwe media te veranderen, namelijk de gedigitaliseerde versie ervan, om zo gebruik te kunnen maken van de informatie. Een bedrijf als www.karmac-digitaliseert.nl helpt je graag verder om je analoge archief te digitaliseren. Tot slot willen we nog even benoemen dat een digitaal archief heel gemakkelijk doorzoekbaar is en dat dit aardig wat tijd scheelt in vergelijking met de werkwijze die samenhangt met een analoog archief, waarbij dus handmatig gezocht moet worden in bijvoorbeeld kaartenbakken.
Coda
Je ziet dat er wereldwijd analoge archieven gedigitaliseerd worden. Hele bibliotheken worden door scanners gehaald en de kennis die in boeken opgeslagen lag wordt uiteindelijk in een digitaal archief ondergebracht dat weer verbonden kan worden met het internet en zo kunnen er verschillende bronnen voor heel de wereld opengesteld worden.