Ontdek wat CRM-software is en waar u rekening mee moet houden op het gebied van systeembeveiliging. 

Steeds meer bedrijven vertrouwen op digitale ondersteuning op verschillende gebieden. Vooral in business resource planning (afgekort ERP) wordt het gebruik van zogenaamde ERP-software steeds populairder. Deze systemen stellen bedrijven in staat om alle bedrijfsprocessen digitaal in kaart te brengen. 

Binnen het systeem kunnen deze processen dan niet alleen worden beheerd, maar ook geoptimaliseerd. Op deze manier kunnen bedrijven waardevolle middelen besparen, die vervolgens doelgericht elders kunnen worden ingebracht. Op deze manier kunnen bedrijven een aanzienlijk concurrentievoordeel behalen door het gebruik op lange termijn van adequate ERP-software. 

Maar het is niet alleen in bedrijfsresourceplanning dat bedrijfssoftware wordt gebruikt. Digitale helpers worden ook steeds populairder wanneer het wordt gebruikt om klantrelatieprocessen in kaart te brengen en te controleren. 

Wat is Customer Relationship Management? 

De vragen: Wat is Customer Relationship Management?, Wat is Customer Relationship Management of Wat is CRM? iedereen kan op dezelfde manier worden beantwoord. Alle termen geven zowel de consistente oriëntatie van een bedrijf op zijn eigen klanten aan als het systematische ontwerp van alle klantrelatieprocessen. 

Een goede CRM-strategie wordt voor veel bedrijven steeds meer een noodzaak. In tijden van groeiende klantverwachtingen moeten bedrijven het meest complete totaalbeeld van hun eigen klanten hebben. In deze context spreekt men ook van een 360° zicht of de “glasklant”. 

Alleen op deze manier kunnen ze zo vroeg mogelijk inspelen op nieuwe ontwikkelingen en blijven ze voldoen aan veranderende klantverwachtingen. In tijden van digitale transformatie gaat een holistische CRM-strategie hand in hand met het gebruik van geschikte CRM-software. 

Wat is CRM-software? 

CRM-software stelt bedrijven in staat om alle klantrelatieprocessen digitaal in kaart te brengen. DeCRM-softwarefungeert als een centrale database voor alle belangrijke klantgegevens. Alle medewerkers met de juiste toegangsmachtigingen hebben toegang tot deze gegevens tussen afdelingen.  Dit zorgt ervoor dat alle medewerkers met dezelfde juiste data in hetzelfde systeem werken. Dit verbetert de afdelingsoverschrijdende samenwerking binnen workflows. 

Daarnaast raakt dubbel dataonderhoud verouderd dankzij centraaldatamanagement. Anders zouden gegevens handmatig moeten worden overgedragen aan de systemen van andere afdelingen. Dit creëert ruimte voor mogelijke transmissiefouten en is ook zeer inefficiënt. 

De voordelen van CRM-software zijn legio. Van meer gerichte marketingactiviteiten tot verbeterde verkoopmogelijkheden en geoptimaliseerde klantenservice, bedrijven in verschillende bedrijfsgebieden kunnen profiteren van het gebruik van geschikte CRM-software. Maar hoe zit het met de nadelen van CRM-software?

In principe weegt de toegevoegde waarde van een CRM-systeem op tegen de mogelijke nadelen. Toch blijven dezelfde bedenkingen bij CRM-systemen hardnekkig. Deze hebben voornamelijk betrekking op kosten en gegevensbescherming. 

De kosten van CRM-software variëren van systeem tot systeem. Ze zijn gerelateerd aan verschillende factoren, zoals functionaliteit of licentiemodel. In principe is het dus niet mogelijk om vast te stellen hoe duur een CRM-systeem is. Elk bedrijf heeft andere eisen aan geschikte CRM-software. 

Het primaire doel van een organisatie moet zijn om aan deze vereisten te voldoen. Hoewel het vaststellen van een begroting ook een hoge prioriteit heeft, mogen bedrijven de kosten niet ten koste van alles drukken. De aanschaf van CRM-software is immers een investering in de toekomst van uw eigen bedrijf. 

Beveiliging van CRM-software 

Er blijven enkele vooroordelen bestaan met betrekking tot de beveiliging van een CRM-systeem. Vooral over de cloud zijn nog steeds bedenkingen. Maar hoe zit het met het gebruik van CRM-software? 

In feite ligt de verantwoordelijkheid voor het implementeren van gegevensbeschermingsmaatregelen voor cloudsystemen ook bij de cloudoperator. Dit moet ervoor zorgen dat zowel het systeem zelf als de gebruikte hardware worden beschermd tegen onbevoegde toegang. Maar het heeft ook de middelen om dit te waarborgen. 

Gebruikers van lokale CRM-systemen moeten zelf zorgen voor de implementatie van gegevensbeschermingsmaatregelen. Deze bedrijven hebben dus ook volledige controle over het systeem van beheerde gegevens. Dit betekent echter ook een verantwoordelijkheid die niet mag worden onderschat. 

Vooral kleinere bedrijven missen simpelweg de nodige middelen of expertise. Als er onvoldoende maatregelen worden genomen, zullen kleinere bedrijven en kleine en middelgrote ondernemingen snel een aantrekkelijk doelwit worden. Het is dus niet mogelijk om een algemene verklaring af te leggen over welk licentiemodel het veilige is. 

Inkooprechten en back-ups 

Ongeacht het licentiemodel kan elk bedrijf een bepaalde bijdrage leveren aan de bescherming van zijn eigen gegevens. Inkooprechten binnen het systeem ondersteunen dit bijvoorbeeld. Het wordt door de software gebruikt om te bepalen welke werknemer toegang heeft tot welke gegevens of deze kan wijzigen. 

Back-ups zijn ook een belangrijke maatregel voor gegevensbescherming. Ze stellen bedrijven in staat om ervoor te zorgen dat hun eigen gegevens niet verloren gaan in het geval van een incident. Bij het uitvoeren van back-ups kunnen bedrijven verschillende concepten volgen. 

Een voorbeeld van een algemene vuistregel voor het uitvoeren van back-ups is de 3-2-1-regel. Hier: Ten minste drie kopieën van de gegevens op ten minste twee verschillende media en ten minste één externe site. Als gegevens verloren gaan ondanks uitgebreide beveiligingsmaatregelen, kunnen bedrijven zo snel mogelijk terugkeren naar de reguliere activiteiten. 

Pin It on Pinterest